제조업 AX 도입 과정: 조슈아앤컴퍼니가 일하는 방법

견적 하나를 비교하려고 메일과 엑셀을 번갈아 열고, 고객에게 보낼 자료를 만들려고 여러 부서에 확인을 요청하고 있나요? 자료를 모은 뒤에도 숫자가 맞는지, 최신 내용인지 다시 대조하고 있고요. 구매·품질·영업 등 부서는 달라도, 자료를 찾고 재확인하는 일이 반복되면 정작 판단하고 처리해야 할 업무는 뒤로 밀리기 쉬운데요.

이런 일을 AI로 줄여보고 싶어도, 무엇부터 맡겨야 할지 정리하는 것부터 막막할 수 있습니다. 내부에서 추진하자니 기존 업무에 새 프로젝트까지 더해지는 게 부담스럽고, 외부에 맡기자니 우리 회사의 복잡한 업무를 제대로 이해할 수 있을지 걱정될 수 있습니다. 시간과 비용을 들여 만든 시스템을 직원들이 실제로 쓸 수 있을지도 확신이 들지 않고요.

이런 걱정을 줄이고 실제 업무 부담을 덜기 위해 조슈아앤컴퍼니는 네 단계를 거쳐 AX를 진행합니다. 어떤 단계를 거치고, 이 단계들이 왜 필요한지 바로 살펴 보겠습니다.

1단계, 업무와 데이터 흐름을 진단합니다

구매·품질·영업·생산 등 어느 부서의 업무를 살펴볼지는 회사가 겪는 어려움에 따라 달라집니다. 같은 업무라도 사용하는 자료와 승인 절차, 담당자의 판단 기준이 회사마다 다르기 때문이죠. 따라서 =업무 이름이나 원하는 기능만으로는 어디에서 수작업이 반복되고 정보가 끊기는지 알기 어렵습니다.

그래서 조슈아앤컴퍼니는 먼저 담당자가 실제로 어떻게 일하는지 듣고 확인합니다. 업무 흐름을 이해하기 위해 담당자에게 다음과 같은 질문들을 합니다.

• 자료: 어떤 문서와 시스템을 보고 일하나요?

• 정보 전달: 누구에게 정보를 받아 다음 일을 진행하나요?

• 판단 기준: 무엇을 확인한 뒤 결정하고, 예외가 생기면 어떻게 처리하나요?

뿐만 아니라 담당자의 설명과 부서별 매뉴얼을 수집하는데요. 업무 내용과 노하우를 수집할 때는 담당자가 따로 미팅 시간을 할애하지 않고 본인이 편한 시간에, 최대한 상세히 응답할 수 있도록 ‘인터뷰용 챗봇’을 활용해 담당자가 질문에 답하며 자신의 일을 설명할 수 있도록 돕습니다. 수집한 내용도 현장에서 실제 일하는 방식과 대조하죠.

이렇게 모은 자료와 현장 확인 내용을 바탕으로, 어느 업무에서 수작업이 반복되고 어디에서 일이 막히는지 정리하는 게 첫 단계입니다.

2단계, 먼저 해결할 과제를 정합니다

파악한 문제를 바탕으로, 먼저 해결할 과제를 고객과 논의합니다. 개선하고 싶은 업무가 여러 가지여도, 제조업에서는 기존 업무와 공정에 미치는 영향을 확인하며 도입 범위를 넓히는 것이 중요합니다. 그래서 작은 과제로 PoC(작은 범위 사전 검증)를 진행해 실제 자료와 업무 환경에서 해결 가능성을 확인하고, 이를 바탕으로 다음에 어떤 업무까지 확장할지 논의하는 과정을 거칩니다.

PoC가 중요한 이유가 궁금하다면 이 글을 참고해 주세요.

과제를 고를 때는 다음과 같은 항목을 함께 검토합니다.

검토한 내용을 바탕으로 과제의 우선순위를 정하고, 먼저 해결할 범위를 고객과 맞춥니다. 무엇을 만들지와 함께 어떤 결과를 확인할지도 정해 두어야, 이후 구현과 검증의 방향이 분명해집니다.

3단계, 업무 규칙을 정리하고 시스템을 구현합니다

과제가 정해지면, 기능을 구현하는 데 필요한 업무 자료와 처리 기준부터 구체화합니다. 고객이 이미 정리해 둔 업무 자료와 기준이 있다면 이를 출발점으로 삼습니다.

기존에 사용하는 문서와 도구를 살펴보며, 어떤 자료를 입력하고 어떤 처리를 거쳐 담당자가 어떤 결과를 확인해야 하는지 정합니다. 새 기능을 평소 업무 흐름 안에서 활용할 수 있도록 설계하는 것입니다.

과제에 따라 정리할 기준도 달라집니다. 예를 들어 견적 비교라면 가격 외에 납기와 거래 조건을 어떻게 비교할지, 사내 지식 검색이라면 어떤 문서를 최신 기준으로 삼을지, 문서 초안 작성이라면 누가 어떤 항목을 검토할지 정해야 합니다.

문서에 담기지 않았지만 실무자가 경험을 통해 알고 있는 판단 기준과 노하우를 ‘암묵지’라고 부르는데요. 실제 업무를 맡은 담당자와 함께 이를 확인하고, 시스템에 반영할 수 있는 기준으로 정리합니다. 또한 자료가 누락되거나 정보가 서로 다를 때의 처리 방법도 정하고 구현하려는 기능이 다른 부서의 업무나 승인 절차에도 영향을 주는 경우에는 관련 담당자와 함께 업무 절차와 예외 처리 방법을 조정합니다.

이렇게 정리한 기준을 바탕으로 기능을 구현합니다. 자동으로 처리할 부분과 사람의 판단이 필요한 부분을 구분하고, 과제에 맞게 역할을 나눕니다.

• 규칙 기반 자동화: 반복 계산과 정해진 기준에 따른 자료 대조를 처리합니다.

• AI 활용: 업무 지식 검색, 문서 초안 작성, 분석 내용 설명 등에 활용할지 검토합니다.

• 담당자 검토: 결과가 정확하고 업무 기준에 맞는지 확인하고, 예외 상황을 판단합니다.

4단계. 실제 업무에서 검증하고 개선합니다

구현한 기능은 담당자가 실제 자료로 사용하며 확인합니다. 업무를 설명할 때는 드러나지 않았던 예외가 사용 중에 나타날 수 있기 때문입니다. 결과가 맞는지뿐 아니라, 담당자가 평소 업무 흐름 안에서 사용할 수 있는지도 살펴봅니다.

예상과 다른 결과가 나오면 어떤 자료와 작업 순서에서 문제가 생겼는지 담당자와 확인하고 조슈아앤컴퍼니는 그 상황을 재현해 원인을 찾고 기능을 수정합니다. 프로그램의 동작뿐 아니라 앞서 정한 처리 기준이 실제 업무에 맞는지도 다시 살펴봅니다.

수정한 내용은 실제 자료로 다시 확인합니다. 고객이 현장 지식과 사용 중 발견한 문제를 공유하고, 조슈아앤컴퍼니가 이를 기능과 업무 규칙에 반영하며 함께 다듬어가는 과정입니다.

* 참고로 프로젝트마다 범위와 순서는 달라질 수 있으며, 구현과 검증 과정에서 앞서 정한 기준을 다시 다듬기도 합니다.

우리 회사의 AX, 어디부터 시작할까요?

여러분의 회사에서는 어떤 일이 반복되고, 어디에서 자주 막히나요? 필요한 정보를 찾거나, 여러 자료를 비교하거나, 비슷한 형식의 문서를 매번 새로 작성하는 일처럼 지금 손이 많이 가는 업무를 조슈아앤컴퍼니에 이야기해 주세요. 현재 사용하는 자료와 업무 흐름을 바탕으로, 어떤 업무부터 AX를 시작할 수 있을지 함께 살펴보겠습니다.