버튼 하나로 생산계획부터 자재 확인까지: TSI 제조업 AX 사례

생산 일정이 바뀔 때마다 여러 엑셀 파일을 수정하고, ERP의 자재 정보를 작업계획과 일일이 대조하고 있나요? 작업이 끝나면 현장 실적을 모아 다음 계획에 반영해야 하니, 계획을 세우는 일만큼 자료를 맞추는 데도 시간이 드는데요.

TSI*도 믹싱 장비 조립 공정에서 같은 어려움을 겪고 있었고, 반복되는 자료 취합과 대조 작업을 줄이기 위해 조슈아앤컴퍼니를 찾았습니다. TSI와 조슈아앤컴퍼니는 5주 동안 프로젝트를 진행해, 여러 파일을 취합해야 했던 월별 작업계획을 프로그램에서 발행할 수 있도록 바꿨는데요. 이 과정에서 기존 엑셀과 ERP는 유지하면서 자재 현황 표시와 실적 집계도 자동화했습니다.

그렇다면 익숙한 도구를 그대로 쓰면서도 실제 업무는 얼마나 달라졌을까요? 먼저 이번 프로젝트에서 확인한 변화부터 살펴보겠습니다.

* TSI(티에스아이)는 배터리 제조에 필요한 소재를 섞는 믹싱 장비와 시스템을 공급하는 기업입니다.

5주간의 생산관리 자동화 결과

조슈아앤컴퍼니는 이번 프로젝트를 통해 월 생산계획 생성 시간을 1~2일에서 14초로 줄였습니다. 계획 작성뿐 아니라 자재 확인과 실적 집계도 자동화했는데요. 각 업무가 어떻게 달라졌는지 살펴보겠습니다.

이러한 변화의 공통점은 담당자가 여러 문서를 열어 정보를 대조하고 옮기는 수작업을 줄였다는 것입니다. 그런데 엑셀과 ERP를 이미 사용하고 있었는데도 왜 이런 작업이 필요했을까요? 그 이유를 알아보기 위해 자동화 전의 업무 흐름을 살펴보겠습니다.

엑셀과 ERP가 있어도 생산계획·자재 확인에 시간이 걸린 이유

TSI의 생산관리 담당자는 상세일정이 바뀔 때마다 일일 작업계획을 수정하고, 작업에 필요한 자재가 들어왔는지 확인했습니다. 작업이 끝난 뒤에는 현장 실적을 모아 다음 계획에 반영해야 했습니다.

이 과정에서 시간이 걸린 이유는 단계마다 필요한 정보가 서로 다른 문서에 흩어져 있었기 때문입니다. 일정 하나를 바꾸더라도 관련 문서를 각각 수정해야 했고, 변경 내용이 빠짐없이 반영됐는지도 담당자가 일일이 확인해야 했습니다.

그중에서도 자재 확인은 특히 손이 많이 가는 작업이었습니다. ERP에서 자재 정보를 조회할 수는 있었지만, 그 자재가 일일 작업계획의 어느 항목에 필요한지까지 알려주지는 않았습니다. 담당자가 두 자료를 직접 대조해야 했고, 확인할 품목이 수백 개에 달하다 보니 이미 확보한 정보를 계획에 활용하는 데도 상당한 시간이 들었습니다.

이처럼 엑셀과 ERP에 정보가 있어도, 이를 연결해 실제로 작업할 수 있는 계획으로 만드는 일은 담당자의 몫이었습니다. 이 부담을 줄이려면 먼저 문서 사이에서 어떤 정보가 어긋나고, 이를 맞추기 위해 담당자가 무엇을 확인하는지 살펴봐야 했습니다.

생산관리 업무 진단: 실제 문서와 업무 흐름을 대조해 반복 작업의 원인 파악

조슈아앤컴퍼니는 담당자의 수작업이 어디서 발생하는지 파악하기 위해 TSI 생산관리팀·PI팀과 함께 실제 문서를 업무 순서대로 대조했습니다. 계획을 처음 작성하는 파일부터 일정 변경을 반영하는 문서, 자재를 확인하고 실적을 입력하는 자료까지 차례로 살폈습니다. 이 과정에서 PI팀은 현장 업무를 설명하고, 담당자가 각 단계에서 어떤 기준으로 판단하는지 함께 짚었습니다.

문서와 업무 흐름을 따라가자, 담당자가 반복해서 정보를 확인하고 연결해야 했던 두 가지 원인이 드러났습니다.

첫째, 문서마다 갱신 시점이 달랐습니다. 상세일정, 일일 작업계획, 구매 자재명세서가 각각 다른 시점의 상황을 담고 있었습니다. 여기에 현장 실적도 계획에 충분히 반영되지 않아, 담당자는 문서를 보는 것만으로 현재 상황을 파악하기 어려웠습니다.

둘째, 같은 작업을 구분하는 기준이 문서마다 달랐습니다. 작업과 자재의 이름이나 분류 방식이 서로 달라, 어느 항목이 같은 작업에 해당하는지 바로 알기 어려웠습니다. 결국 담당자가 문서마다 대응하는 항목을 직접 찾아 연결해야 했습니다.

진단을 마친 조슈아앤컴퍼니와 TSI는 조립 공정의 생산계획·실행 관리에 집중하기로 했습니다. 계획·자재·실적 정보를 연결해, 담당자가 문서 사이에서 정보를 옮기고 맞추는 반복 작업을 줄이는 것이 목표였습니다.

이를 위해 먼저 데이터를 연결하는 기준과 업무를 처리하는 기준을 함께 정했습니다. 문서마다 다르게 적힌 작업을 시스템이 같은 항목으로 인식하고, 일정이나 작업이 바뀌었을 때도 정해진 기준에 따라 처리할 수 있어야 했기 때문입니다. 조슈아앤컴퍼니는 생산관리팀·PI팀과 함께 이 기준을 구체화하면서, 시스템이 자동으로 처리할 부분과 담당자가 직접 입력하거나 판단할 부분을 나눴습니다.

TSI AX 구축 과정: 생산계획·자재·실적 연결

조슈아앤컴퍼니와 TSI는 앞서 정리한 기준을 실제 업무에 적용했습니다. 먼저 작업계획과 자재 데이터를 연결하고, 같은 기준으로 계획 생성과 실적 집계를 자동화했습니다. 여기에 담당자가 업무 기준을 확인하고 생산 현황을 파악할 수 있는 도구를 더했습니다.

1. 표준 키값으로 작업계획과 ERP 자재 데이터 연결

데이터를 연결하기 위해 먼저 ‘표준 키값’을 정리했습니다. 프로젝트별 상세일정과 작업계획, ERP 자재 정보에서 서로 대응하는 항목을 찾을 수 있도록 만든 공통 식별 기준입니다.

이 기준이 생기면서 담당자가 여러 파일을 열어 같은 항목을 찾던 작업을 시스템이 대신 처리할 수 있게 됐습니다. 그날 내려받은 ERP 데이터를 프로그램에 넣으면, 일일 작업계획의 해당 항목 옆에 자재 입고 현황이 자동으로 표시됩니다.

덕분에 담당자는 작업계획을 보면서 필요한 자재가 들어왔는지 함께 확인하고, 더 자세한 정보가 필요할 때 기존 ERP를 조회할 수 있게 됐습니다.

2. 기존 엑셀 양식을 활용한 생산계획 생성·실적 집계 자동화

작업계획과 자재 데이터를 연결한 뒤에는 계획을 만들고 실적을 모으는 과정에도 같은 기준을 적용했습니다. 이때 TSI 생산관리팀이 미리 마련한 표준 공수 초안과 현장에서 다듬어온 작업계획 양식을 바탕으로 삼았습니다.

표준 공수표는 파트별 작업에 필요한 시간을 계산하는 기준으로 활용했습니다. 담당자가 기존 상세일정과 ERP에서 내려받은 파일을 생산관리 프로그램에 올리면, 프로그램이 실행계획과 키값표·공수표를 생성하도록 했습니다. 이렇게 생성한 자료를 바탕으로 월별 작업계획 문서까지 발행할 수 있게 연결했습니다.

계획 발행 이후의 실적 집계도 자동화했습니다. 현장에서 발행된 계획에 따라 작업하고 기존처럼 엑셀에 실적을 입력하면, 프로그램이 이를 집계해 상위 계획에 반영하도록 구성했습니다. 현장 담당자는 익숙한 방식으로 기록을 이어가고, 기록한 내용을 다른 문서로 옮기거나 합산하는 작업은 프로그램이 맡도록 했습니다.

3. 룰봇과 AI 리포트로 업무 기준 확인·생산 현황 요약

계획 생성과 실적 집계를 자동화한 뒤에도 담당자가 직접 판단해야 하는 상황은 남습니다. 예를 들어 계획을 다시 발행하거나 새 작업을 추가할 때는 기존 입력 내용이 어떻게 처리되는지, 어떤 절차를 따라야 하는지 확인해야 합니다.

이런 상황에서 참고할 수 있도록 조슈아앤컴퍼니와 TSI는 업무 판단 기준과 시스템 구조, 사용법을 73건의 ‘판단 룰북’ 항목으로 정리했습니다. 필요한 내용을 질문으로 찾아볼 수 있도록 챗봇 ‘룰봇’도 구성했습니다. 업무 기준과 프로그램 사용법을 물으면 답해 주는 대화형 업무 매뉴얼입니다.

담당자는 “생산계획을 다시 발행하면 기존 현장 입력은 어떻게 유지되나요?” 또는 “새 작업은 어디에 추가해야 하나요?”라고 물어 관련 기준과 처리 방법을 확인할 수 있습니다. 새로 합류한 직원도 같은 도구를 통해 업무 순서와 프로그램 사용법을 찾아볼 수 있도록 했습니다.

룰봇이 업무 처리 기준을 안내한다면, 함께 제공한 AI 분석 리포트는 생산 현황을 파악하는 데 도움을 줍니다. 연결된 계획·실적 데이터를 바탕으로 지연·이슈·자재 상황을 요약하는 방식입니다. 데이터 연결과 문서 생성·집계는 자동화 프로그램이 처리하고, AI는 담당자가 필요한 기준을 찾고 현황을 이해하는 데 활용했습니다.

TSI의 구축 과정은 문서 사이의 데이터를 연결하는 데서 출발했습니다. 이를 바탕으로 반복 작업을 자동화하고, 담당자의 판단을 돕는 도구까지 더했습니다. 다른 현장에서 자동화할 업무를 찾을 때도 이 흐름을 참고할 수 있습니다.

우리 현장 생산관리, 어떤 업무부터 AX할 수 있을까?

현장에서는 어떤 정보를 옮기고 대조하는 데 시간이 드나요? 계획이 바뀔 때마다 여러 파일을 함께 고치거나, ERP에서 찾은 정보를 작업계획에 다시 옮기고 있다면 그 반복 작업이 출발점이 될 수 있습니다.

어떤 업무부터 자동화해야 할지 아직 명확하지 않아도 괜찮습니다. 지금 사용하는 문서와 업무 흐름을 함께 살펴보면, 시간이 많이 드는 작업은 무엇이고 어디부터 개선할 수 있을지 구체화할 수 있습니다.

조슈아앤컴퍼니와 함께 우리 현장에 맞는 방법을 찾아보세요. 데모 미팅에서 현재 업무의 어려움을 나누고, 기존 도구와 데이터를 어떻게 활용해 반복 작업을 줄일 수 있을지 논의해 보실 수 있습니다.