라인시트, 들어보셨나요? 패션 브랜드가 시즌마다 바이어에게 보내는 상품 목록입니다. 품번과 가격, 거래 조건이 한 문서에 담겨 있어서, 패션 유통 플랫폼에는 라인시트를 빠짐없이 확보하는 일이 곧 거래의 출발점이죠.
문제는 이 문서가 늘 같은 방식으로 오지 않는다는 점입니다. 어떤 공급사는 첨부파일로, 어떤 공급사는 다운로드 링크로 보내고, 그마저도 다른 메일 사이에 섞여 들어오기 일쑤입니다. 매일 쌓이는 메일을 하나하나 열어 라인시트를 찾아내는 일은 고스란히 담당자의 몫이 됩니다.
바잉스퀘어 담당자들도 매일 이 일을 반복했습니다. 바잉스퀘어는 공급사의 상품 자료를 가공해 바이어에게 제공하는 B2B 글로벌 패션 유통 플랫폼이라, 라인시트를 찾고 확인하는 일이 곧 업무의 시작이었거든요. 담당자들은 공급사 메일에서 라인시트를 내려받고, 공급사마다 다른 거래 조건을 확인해 시스템에 등록해 왔습니다. 그중 일부 조건은 담당자의 기억에 기대고 있었고요.
사람의 눈과 기억에 기대는 방식으로는 놓치는 자료가 생길 수밖에 없습니다. 실제로 받은 메일과 기존 등록 자료를 대조해 보니, 필요한 거래 자료가 등록 단계까지 가지도 못하고 메일을 고르는 단계에서 이미 빠지고 있었습니다. 입력 속도만큼이나 중요한 건 어떤 메일을 처리 대상으로 골라내느냐였던 거죠.
결국 더 많은 자료를 더 빠르게 처리하려면 메일을 고르는 앞단부터 바꿔야 했습니다. 조슈아앤컴퍼니는 6주 동안 이메일 트래커를 구축해 메일 선별부터 담당자 검수까지 하나의 흐름으로 이었습니다. 6주 동안 무엇이 달라졌는지, 그리고 어떻게 만들었는지 함께 살펴볼까요?
바잉스퀘어 이메일 자동화 결과: 승인 가능한 자료 15% → 49%
시범 운영 대상 거래 자료 약 850건 중 약 98%가 수작업 없이 검수함에 도착했습니다. 메일을 고르고, 파일을 확보하고, 필요한 정보를 읽어내는 일까지 모두 시스템이 맡은 결과입니다.
승인에 필요한 필수 정보가 모두 채워진 자료도 늘었습니다. 담당자가 승인할 수 있는 자료 비율은 시범 운영 첫 주 약 15%에서 마지막 주 약 49%로 높아졌습니다.
담당자의 역할도 달라지도록 설계했습니다. 메일함을 뒤져 자료를 찾고 입력하던 일은 줄이고, 시스템이 준비한 자료를 확인하고 판단하는 데 집중하도록 했습니다.
바잉스퀘어 AX 구축 과정: 메일 선별부터 검수·전송까지 연결
이메일 업무 자동화라고 하면 흔히 자료를 시스템에 빠르게 입력하는 일부터 떠올립니다. 하지만 바잉스퀘어의 병목은 그보다 한 단계 앞, 필요한 메일을 골라내는 데 있었습니다. 등록 속도를 아무리 높여도 애초에 골라내지 못한 자료는 처리할 수 없으니까요.
이메일 트래커는 바로 이 지점에서 출발해, 메일 선별부터 기존 승인시스템 전송까지를 하나로 잇습니다.
메일 선별 → 파일 확보·정보 추출 → 담당자 검수 → 기존 승인시스템 전송
1. 규칙과 AI로 거래 자료 선별과 정보 추출을 자동화
먼저 시스템이 규칙과 AI를 활용해 거래 자료가 담긴 메일을 골라냅니다. 이어서 첨부파일과 링크에서 자료를 확보하고 필요한 정보를 읽어냅니다. 자동으로 처리하기 어려운 자료는 따로 표시해 담당자가 놓치지 않고 확인할 수 있게 했습니다.
2. 원본과 추출값을 나란히 대조하는 검수 화면
이렇게 준비된 자료는 검수 화면으로 넘어옵니다. 담당자는 원본 자료와 추출된 정보를 나란히 놓고 거래 조건을 확인하며 필요한 부분을 고칩니다. 추출한 정보의 근거도 함께 보여주고, 빠진 항목이나 주의할 부분은 한눈에 들어오도록 표시했습니다. 검수를 마친 자료는 기존 승인시스템으로 전송되고, 이어서 상품 검수와 거래 등록이 진행됩니다.
3. 반복되는 거래 조건은 규칙과 기준값으로 저장
특정 공급사나 브랜드와 거래할 때마다 같은 조건을 보완해야 하는 경우가 있습니다. 이런 조건을 그때그때 고치기만 하면, 다음 메일에서도 같은 수정을 되풀이하게 되죠.
그래서 해당 건만 고치는 '수정'과 다음 메일에도 적용할 '기준 저장'을 나눴습니다. 반복되는 조건은 기존 거래 자료와 소싱팀의 판단을 바탕으로 규칙과 기준값으로 정리했고, 한번 저장한 기준은 다음 메일부터 적용됩니다. 이제 담당자는 같은 내용을 다시 입력할 필요 없이, 기준대로 채워진 값을 확인하고 달라진 조건을 살피는 데 집중하면 됩니다.
담당자의 기억에 기대던 거래 노하우가 시스템의 기준으로 자리 잡은 셈입니다.
만들고 끝내지 않도록: 실무자 협업부터 운영 가이드·사용 교육까지
바잉스퀘어 담당자들은 기존 업무를 하면서 프로젝트에도 참여해야 했습니다. 그래서 조슈아앤컴퍼니가 설계와 구현을 맡고, 고객팀의 협조가 필요한 자료와 접근 권한, 개발 지원 사항은 미리 정리해 요청했습니다. 실무자 인터뷰 역시 업무에 필요한 판단 기준과 핵심 맥락에 집중했습니다.
시범 운영 중에는 실제로 쓰면서 발견한 문제와 요청을 모아 화면과 처리 방식에 반영했습니다. 바로 고칠 수 있는 문제는 먼저 처리하고, 고객사 내부 결정이 필요한 운영 정책은 안건으로 모아 함께 논의했습니다. 이슈와 결정 사항, 조치 결과는 모두 기록으로 남겼습니다.
인수인계 단계에서는 실제 화면과 처리 절차를 담은 이메일 트래커 운영 가이드를 전달하고, 실무자 대상 화면 시연과 사용 교육을 진행했습니다. 교육은 자료 확인, 정보 수정, 기존 승인시스템 전송으로 이어지는 실제 업무 순서에 맞춰 구성했습니다.
가이드에는 원본과 추출값을 대조하는 방법, 전송 전에 확인할 정보, 반복되는 거래 조건을 기준으로 저장하는 방법을 담았습니다. 처리가 막혔을 때의 대응 방법도 정리해 두어, 교육 이후에도 담당자가 필요할 때마다 다시 찾아볼 수 있습니다. 개발·운영 담당자에게는 운영·배포 방법과 장애 발생 시 점검 순서도 함께 인계했습니다.
업무 진단부터 과제 선정, 구현, 현장 검증으로 이어지는 진행 방식은 조슈아앤컴퍼니가 일하는 방법에서 자세히 확인할 수 있습니다.
우리 팀의 이메일 업무, 어디부터 자동화할 수 있을까?
쌓인 메일에서 필요한 자료를 찾고, 첨부파일을 열어 내용을 확인한 뒤, 같은 정보를 시스템에 다시 입력하고 있나요? 이 과정을 매번 반복하는 작업과 담당자가 직접 판단해야 하는 일로 나눠 보면, 어디서부터 자동화할 수 있을지 구체적으로 그려볼 수 있습니다.
어디서 막히는지 알아야 무엇부터 자동화할지 정할 수 있습니다. 지금 쓰는 이메일과 파일, 등록 과정, 담당자의 확인 기준을 조슈아앤컴퍼니와 함께 점검해 보세요. 반복 작업은 줄이고 담당자의 판단은 돕는 첫 자동화 과제를 찾아드리겠습니다.
